Pada phase ini targetnya adalah pembuatan blueprint dari project implementasi SAP.. Phase ini dibagi dalam 3 step, yaitu :

  • Melihat atau memetakan kondisi sekarang dari perusahaan, kondisi sekarang ini disebut As it is atau disingkat “As Is”
  • Selanjutnya adalah step untuk mencari tahu apa kondisi kedepan yang dibutuhkan oleh perusahaan, ini disebut “to be”
  • Setelah didapat kondisi sekarang dan kondisi berikut didefinisikan perbedaannya atau disebut “Gap Analisys”

Sebaiknya sebelum assessment dimulai, user, team leader, business proses owner diberikan training Overview. Training Overview ini adalah pengenalan dari masing-masing modul, meliputi jenis bisnis apa saja yang dapat menjalankan modul tersebut, struktur organisasi dari masing-masing modul, metode-metode apa saja yang dapat dijalan. Tujuan training ini adalah untuk memberikan perngertian awal dari masing-masing modul, sehingga user dari pihak perusahaan mengerti hal apa saja yang dapat ditangani dengan SAP.

AS IS

Untuk mencari kondisi As Is ini konsultan melakukan interview atau assessment secara mendetail terhadap user-user di perusahaan?
Konsultan akan mencari tahu flow bisnis yang ada diperusahaan dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan, melihat prosesur-prosedur standar diperusahaan. Melihat bentuk laporan-laporan. Melihat format dari form-form yang digunakan diperusahaan.
Demikian juga formula-formula yang digunakan dari data-data yang ada sehingga menjadi laporan.
Konsultan Sales and Distribution, akan menanyakan mulai customer-customer yang ada, bagaimana cara order, setiap kapan melakukan order, apakah ada schedule. Perjanjiannya dengan customer bagaimana, antara lain batasn-batasan order, toleransi order, range order bulan berikutnya atau tentative order, sekaligus berapa lama tentative ordernya didapat. Bagaimana mengelompokkan customer-customer tersebut.
Kemudian berikutnya adalah bagaimana cara menginput purchase order dari customer kesistem yang sekarang.
Bagaimana kelompok barang yang dijua? Bagaimana organisasi penjualanannya?
Selanjutnya bagaimana order dari customer didistribusikan ke bagian PPIC atau produksi untuk menjadi informasi pembuatan barang, dan sekaligus juga kalkulasi dari tentative order untuk menjadi order ke Supplier.
Setelah itu bagimana melakukan billing, setiap berapa lama?
Dan sebagimana yang brhubungan dengan penjualan barang, baik inventory ataupun yang bukan inventory.
Kemudian bagaimana masalah pembayarannya untuk diset menjadi term of payment.
Konsultan Manaterial management akan menanyakan mulai bagaimana proses procurement, vendor-vendornya, metode order ke vendor, pernjanjian dengan vendor. Bagaimana cara melakukan permintaan permbelian barang atau purchase request ? Bagaimana cara memberikan persetujuan terhadap purchase request? Bagaimana melakukan order ke vendor? Bagaimana menentukan vendornya? Bagaimana perjanjian dengan vendornya? Bagaimana cara melakukan penerimaan barang? Bagaimana memperlakukan barang, penempatan barang? Bagaimana system gudangnya (werehouse) ? Bagaimana metode perpindahan barang? Bagaimana cara control barang? Bagaimana stock minimal dan maksimalnya? Bagaimana mengelompokkan barang-barang? Bagaimana struktur organisasi logistiknya, bagian pembeliannya, bagian pengelolaanya?
Bagaimana cara peneriman invoice dari vendor, verifikasinya bagaimana? Bagimana term of pyamentnya? Bagaimana pengelompokan vendornya? Dan sebagainya, dan sebagainya.
Konsultan module Production Planning (PP) juga akan melakukan assessment kondisi proses bisnis dan flow yang sekarang diperusahaan.
[ad#adsense-468x60]
Konsultan akan menanyakan, bagaimana work centernya? Bagaimana Bill of Material (BOM) Bagimana Routingnya? Bagaimana Versi Produksinya? Bagaimana cara mengambil data hasil produksi? Bagaimana mencatat laporan produksi? Bagaimana menangani reject? Bagimana policy jika ada perubahan-perubahan terhadap material (ECI= Engineering Change Instruction). Siapa yang bertanggung jawab terhadap control produksi?
Bagimana Struktur Organisasi pada Production Planning? Siapa yang mengkoordinir jika ada masalah.
Dan seterusnya-dan seterusnya.
Konsultan FICO juga melakukan interview terhadap user-user, antara lain, bagaimana cara menangani aliran data dari modul SD, MM dan PP. Bagaimanna menangani Account Receivable. Accubt Payable? Hutang dan piutang Customer dan Vendor? Bagaimana menangani pembayaran? Bagaimana penangani penagihan? Bagaimana menangani billing?
Bagimana menangani costing produksi? Bagaimana menangani Factory Overhead dan operasional-operasional lainnya? Bagaimana mebuat laporan-laporan financial? Bagaimana mengelompokkan laporan-laporan?
Bagaimana struktur dari Chart of Account? Bagaimana struktur Organisasi financial?
Bagaimana penanganan asset-asset perusahaan? Bagaimana penanganan internal order? Dan seterusnya – dan seterusnya.
Jadi semua konsultan akan mencari tahu kondis sekarang yang ada di perusahaan

TO BE

Setelah kondisi As is didapat, maka didesain kondisi atau flow proses bisnis dibutuhkan perusahaan sesuai dengan yang dapat disetting di SAP.
Kebutuhan-kebutuhan ini kadang-kadang didapat waktu assessment kondisi As is. Konsultan juga dapat menawarkan perbaikan-perbaikan flow bisnis proses dan disesuaikan dengan aturan-aturan yang ada serta proses bisnis yang dapat dilakukan di SAP.
Dalam memberikan solusi konsultan juga memberitahu atas impactnya. Jadi dalam setiap pemilihan setting SAP selain ada kegunaannya juga ada impactnya.
Tidak semua proses manual dapat dituangkan dalam customisasi SAP, oleh karena itu pilihlah yang terbaik sesuai kondisi perusahan.
Setiap flow proses bisnis dituangkan dalam BPML (Business Proses Master List). Setiap BPML dituangkan dalam flow chart.
BPML dan flowchart yang dikerjakan oleh Konsultan dipresentasikan ke user, team leaders dan BPO untuk mendapatkan masukan, koreksi dan persetujuan.
Biasanya presentasi dari BPML ini cukuo lama, karena tim dari pihak perusahaan harus benar-benar mengkoreksi, karena BPML ini yang akan menjadi dasar untuk melakukan konfigurasi SAP.

GAP Analisys

Gap analisys dibuat oleh konsultan, bentuknya adalah perbandingan antara system legacy di perusahaan dan konfigurasi SAP.
Jika ada perbedaan,perbedaannya disebutkan dan dijelaskan dijelaskan. Tetapi jika tidak ada perbedaan alias sama maka dijelasakan bahwa tidak ada perbdaan.

Quality Assurance

Sebelum Blueprint ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka blueprint tersebut harus diperiksa dan diaudit oleh konsultan yang sangat senior.
Pihak konsultan yang bekerja diperusahaan tersebut akan meminta konsultan yang sangat berpengalaman dari luar untuk melakukan quality assurance terhadap blueprint.
Dalam melalukan quality assurance Konsultan Quality akan membaca draft bluepeint, setelah itu akan melakukan assessment pada konsultan dari modul yang sedang di check qualitynya. Jika ada yang dirasa perlu, konsultan QA akan melakukan pertanyaan ke pihak user perusahaan untuk mendapatkan opini lain dari user.
Setelah selesai Konsultan QA akan mebuat resumenya. Resumenya ini berisi pandangan-pandangan dan rekomendasinya. Rekomendasi ini bias saja permintaan perubahan dari bisnis proses ataupun juga penambahan konfigurasi.
Resume konsultan QA ini disampaikan ke pihak Perusahaan oleh konsultan modul. Pihak perusahaan dan konsultan modul akan bersepakat, apakah rekomendasi dari konsultan QA akan dijalankan atau tidak.
Setelah itu Blueprint ditandatangani oleh ke 2 belah pihak hingga level Steering Commite.

Oh ya jangan lupa, Project Manager selalu mengadakan meeting mingguan antara pihak konsultan dan pihak perusahaan untuk memonitor perkembangan dari project. Selain itu setiap bulan ada meeting steering committee untuk melaporkan perkembangan dari project. Meeting ini akan disajikan oleh Project Manager dalam bentuk presentasi sekaligus juga menyampaikan status dari project, serta issue list yang ada.

Jika anda punya kritik, saran,dan merasa artikel ini bermanfaat untuk anda, tolong beri komentar ya! Ayo kita berdiskusi ;)

Wirosastro

http://www.wirosastro.com

Dokumen ini dibuat oleh Wirosastro. Jika ingin mengcopy dokumen ini harus mencatumkan author serta link-nya.

[ad#feedburner]

Incoming search terms:

  • blueprint perusahaan
  • blue print perusahaan
  • as is adalah
  • contoh blueprint perusahaan
  • contoh management project di perusahaan
  • contoh job description project manager
  • membuat blueprint perusahaan
  • contoh blueprint project
  • project implementasi sap
  • PROSES MODUL SD DALAM SAP

Tagged with: • • • • •

Filed under: Project Management • SAP

Like this post? Subscribe to my RSS feed and get loads more!