• Melihat atau memetakan kondisi sekarang dari perusahaan, kondisi sekarang ini disebut As it is atau disingkat “As Is”
• Selanjutnya adalah step untuk mencari tahu apa kondisi kedepan yang dibutuhkan oleh perusahaan, ini disebut “to be”
• Setelah didapat kondisi sekarang dan kondisi berikut didefinisikan perbedaannya atau disebut “Gap Analisys”

Sebaiknya sebelum assessment dimulai, user, team leader, business proses owner diberikan training Overview. Training Overview ini adalah pengenalan dari masing-masing modul, meliputi jenis bisnis apa saja yang dapat menjalankan modul tersebut, struktur organisasi dari masing-masing modul, metode-metode apa saja yang dapat dijalan. Tujuan training ini adalah untuk memberikan perngertian awal dari masing-masing modul, sehingga user dari pihak perusahaan mengerti hal apa saja yang dapat ditangani dengan SAP.

AS IS

Untuk mencari kondisi As Is ini konsultan melakukan interview atau assessment secara mendetail terhadap user-user di perusahaan?
Konsultan akan mencari tahu flow bisnis yang ada diperusahaan dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan, melihat prosesur-prosedur standar diperusahaan. Melihat bentuk laporan-laporan. Melihat format dari form-form yang digunakan diperusahaan.
Demikian juga formula-formula yang digunakan dari data-data yang ada sehingga menjadi laporan.
Konsultan Sales and Distribution, akan menanyakan mulai customer-customer yang ada, bagaimana cara order, setiap kapan melakukan order, apakah ada schedule. Perjanjiannya dengan customer bagaimana, antara lain batasn-batasan order, toleransi order, range order bulan berikutnya atau tentative order, sekaligus berapa lama tentative ordernya didapat. Bagaimana mengelompokkan customer-customer tersebut.
Kemudian berikutnya adalah bagaimana cara menginput purchase order dari customer kesistem yang sekarang.
Bagaimana kelompok barang yang dijua? Bagaimana organisasi penjualanannya?
Selanjutnya bagaimana order dari customer didistribusikan ke bagian PPIC atau produksi untuk menjadi informasi pembuatan barang, dan sekaligus juga kalkulasi dari tentative order untuk menjadi order ke Supplier.
Setelah itu bagimana melakukan billing, setiap berapa lama?
Dan sebagimana yang brhubungan dengan penjualan barang, baik inventory ataupun yang bukan inventory.
Kemudian bagaimana masalah pembayarannya untuk diset menjadi term of payment.
Konsultan Manaterial management akan menanyakan mulai bagaimana proses procurement, vendor-vendornya, metode order ke vendor, pernjanjian dengan vendor. Bagaimana cara melakukan permintaan permbelian barang atau purchase request ? Bagaimana cara memberikan persetujuan terhadap purchase request? Bagaimana melakukan order ke vendor? Bagaimana menentukan vendornya? Bagaimana perjanjian dengan vendornya? Bagaimana cara melakukan penerimaan barang? Bagaimana memperlakukan barang, penempatan barang? Bagaimana system gudangnya (werehouse) ? Bagaimana metode perpindahan barang? Bagaimana cara control barang? Bagaimana stock minimal dan maksimalnya? Bagaimana mengelompokkan barang-barang? Bagaimana struktur organisasi logistiknya, bagian pembeliannya, bagian pengelolaanya?
Bagaimana cara peneriman invoice dari vendor, verifikasinya bagaimana? Bagimana term of pyamentnya? Bagaimana pengelompokan vendornya? Dan sebagainya, dan sebagainya.
Konsultan module Production Planning (PP) juga akan melakukan assessment kondisi proses bisnis dan flow yang sekarang diperusahaan.
[ad#adsense-468x60]
Konsultan akan menanyakan, bagaimana work centernya? Bagaimana Bill of Material (BOM) Bagimana Routingnya? Bagaimana Versi Produksinya? Bagaimana cara mengambil data hasil produksi? Bagaimana mencatat laporan produksi? Bagaimana menangani reject? Bagimana policy jika ada perubahan-perubahan terhadap material (ECI= Engineering Change Instruction). Siapa yang bertanggung jawab terhadap control produksi?
Bagimana Struktur Organisasi pada Production Planning? Siapa yang mengkoordinir jika ada masalah.
Dan seterusnya-dan seterusnya.
Konsultan FICO juga melakukan interview terhadap user-user, antara lain, bagaimana cara menangani aliran data dari modul SD, MM dan PP. Bagaimanna menangani Account Receivable. Accubt Payable? Hutang dan piutang Customer dan Vendor? Bagaimana menangani pembayaran? Bagaimana penangani penagihan? Bagaimana menangani billing?
Bagimana menangani costing produksi? Bagaimana menangani Factory Overhead dan operasional-operasional lainnya? Bagaimana mebuat laporan-laporan financial? Bagaimana mengelompokkan laporan-laporan?
Bagaimana struktur dari Chart of Account? Bagaimana struktur Organisasi financial?
Bagaimana penanganan asset-asset perusahaan? Bagaimana penanganan internal order? Dan seterusnya – dan seterusnya.
Jadi semua konsultan akan mencari tahu kondis sekarang yang ada di perusahaan

TO BE

Setelah kondisi As is didapat, maka didesain kondisi atau flow proses bisnis dibutuhkan perusahaan sesuai dengan yang dapat disetting di SAP.
Kebutuhan-kebutuhan ini kadang-kadang didapat waktu assessment kondisi As is. Konsultan juga dapat menawarkan perbaikan-perbaikan flow bisnis proses dan disesuaikan dengan aturan-aturan yang ada serta proses bisnis yang dapat dilakukan di SAP.
Dalam memberikan solusi konsultan juga memberitahu atas impactnya. Jadi dalam setiap pemilihan setting SAP selain ada kegunaannya juga ada impactnya.
Tidak semua proses manual dapat dituangkan dalam customisasi SAP, oleh karena itu pilihlah yang terbaik sesuai kondisi perusahan.
Setiap flow proses bisnis dituangkan dalam BPML (Business Proses Master List). Setiap BPML dituangkan dalam flow chart.
BPML dan flowchart yang dikerjakan oleh Konsultan dipresentasikan ke user, team leaders dan BPO untuk mendapatkan masukan, koreksi dan persetujuan.
Biasanya presentasi dari BPML ini cukuo lama, karena tim dari pihak perusahaan harus benar-benar mengkoreksi, karena BPML ini yang akan menjadi dasar untuk melakukan konfigurasi SAP.

GAP Analisys

Gap analisys dibuat oleh konsultan, bentuknya adalah perbandingan antara system legacy di perusahaan dan konfigurasi SAP.
Jika ada perbedaan,perbedaannya disebutkan dan dijelaskan dijelaskan. Tetapi jika tidak ada perbedaan alias sama maka dijelasakan bahwa tidak ada perbdaan.

Quality Assurance

Sebelum Blueprint ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka blueprint tersebut harus diperiksa dan diaudit oleh konsultan yang sangat senior.
Pihak konsultan yang bekerja diperusahaan tersebut akan meminta konsultan yang sangat berpengalaman dari luar untuk melakukan quality assurance terhadap blueprint.
Dalam melalukan quality assurance Konsultan Quality akan membaca draft bluepeint, setelah itu akan melakukan assessment pada konsultan dari modul yang sedang di check qualitynya. Jika ada yang dirasa perlu, konsultan QA akan melakukan pertanyaan ke pihak user perusahaan untuk mendapatkan opini lain dari user.
Setelah selesai Konsultan QA akan mebuat resumenya. Resumenya ini berisi pandangan-pandangan dan rekomendasinya. Rekomendasi ini bias saja permintaan perubahan dari bisnis proses ataupun juga penambahan konfigurasi.
Resume konsultan QA ini disampaikan ke pihak Perusahaan oleh konsultan modul. Pihak perusahaan dan konsultan modul akan bersepakat, apakah rekomendasi dari konsultan QA akan dijalankan atau tidak.
Setelah itu Blueprint ditandatangani oleh ke 2 belah pihak hingga level Steering Commite.

Oh ya jangan lupa, Project Manager selalu mengadakan meeting mingguan antara pihak konsultan dan pihak perusahaan untuk memonitor perkembangan dari project. Selain itu setiap bulan ada meeting steering committee untuk melaporkan perkembangan dari project. Meeting ini akan disajikan oleh Project Manager dalam bentuk presentasi sekaligus juga menyampaikan status dari project, serta issue list yang ada.

Jika anda punya kritik, saran,dan merasa artikel ini bermanfaat untuk anda, tolong beri komentar ya! Ayo kita berdiskusi

Wirosastro

http://www.wirosastro.com

Dokumen ini dibuat oleh Wirosastro. Jika ingin mengcopy dokumen ini harus mencatumkan author serta link-nya.

[ad#feedburner]

Incoming search terms:

• blueprint perusahaan
• blue print perusahaan
• as is adalah
• proses pembayaran purchasing pada modul sd dalam sap
• blueprint dalam perusahaan
• project charters dan contohnya
• contoh blue print on job training
• cara membuat blue print project
• sap basis operasional prosedur
• struktur organisasi modul Material management SAP

1. Pemilihan Project Manager sebaiknya adalah mempunyai posisi manager atau lebih, dan dipilih dari departemen yang akan menjadi user yang paling dominan dari implementasi.
Misalnya implementasi lebih banyak berorientasi pada logistic, maka sebaik nya project manager adalah manager PPIC atau diatasnya.
Setelah Project Manager ditentukan, maka Project manager akan membuat struktur organisasi dan sekaligus anggotanya.
Struktur organisasi tersebut kemudian digabung dengan struktur organisasi dari pihak konsultan.
Struktur Organisasi tersebut, meliputi :
a.    Steering Committee, bisa dari  Board of Director atau top level management dari perusahaan dan dari perusahaan konsultan
b.    Project Manager dari perusahaan dan dari konsultan
c.    Integration Manager (dari konsultan)
d.    BPO (Bussiness Process Owner) dari perusahaan
e.    Konsultan dari masing-masing modul.
f.    Team leader dari perusahaan untuk masing-masing modul yang bisa terdiri dari 1 atau lebih, yang akan mendampingi konsultan selama implementasi.
g.    User dari perusahaan.

Kemudian Job Description dari masing-masing posisi di definisikan, termasuk juga jalur komunikasinya.

2. Selanjutnya ditetapkan ruang project beserta infrastrukturnya, antara lain layout ruangan. Letak meja dari masing-masing anggota, letak papan informasi, letak computer, kabel koneksi ke jaringan, kabel power, tempat file-file. Selain itu juga layout  server juga ditentukan.
Dibuatkan  share folderuntuk menyimpan dokumen-dokumen dalam bentuk softcopy, seperti draft Blueprint, script UAT, Scrip Integration Test, contoh-contoh dan lainnya.

3. Project Charter disiapkan oleh Project manager dari konsultan. Isi dari project charter tersebut adalah scope implementasi, biasanya secara garis besar saja., dan kemudian didiskusikan dengan pihak perusahaan yang akan melibatkan Steering committee dan BPO dari masing-masing fungsi.
Setelah Project Charter disetujui maka ditandatangani oleh kedua belah pihak.

4. Kemudian project manager dari pihak konsultan akan membuat master schedule implementasi dan didiskusikan dengan konsultan yang lain. Master Schedule yang sudah disiapkan oleh pihak konsultan didiskusikan dengan Project Manager dari pihak perusahaan. Jika ada yang kurang pas karena berbenturan dengan even lain di perusahaan, maka project manager dari perusahaan akan memberikan masukan pada pihak konsultan.
Isi dari master schedule tersebut adalah detail  dari aktifitas dari masing-masing phase yang ada di ASAP roadmap.
Pada Project Preparation akan berisi :
1.    Pembuatan Struktur organisasi dan job diskripsinya
2.    Persiapan ruang project
3.    Pembuatan Project Charter
4.    Pembuatan piagam komitmen
5.    Acara Kick off
Setelah master schedule sudah disetujui, maka master schedule tersebut ditanda-tangani.

5. Piagam komitmen didefinisikan oleh Project Manager dari pihak perusahaan dan disetujui oleh steering committee. Piagam komitmen ini berupa kalimat-kalimat kommitmen untuk mendukung pelaksanaan project dari seluruh jajaran managemen dan karyawan dari perusahaan yang akan menandatangani piagam komitmen sebagai bentuk persetujuan.
Piagam komitmen ini akan ditandatangani oleh undangan pada acara kick off

6. Selanjutnya setelah semuanya siap, maka dilangsungkan kick off dimulai project. Pada acara kick off di undang seluruh seteering commitee, BPO, team leader, user, seluruh manager dan  seluruh supervisor.
Acara Kick off akan dipimpin oleh  project manager dari perusahaan, dilanjutkan oleh kata sambutan dari Steering commitee baik dari pihak perusahaan ataupun dari pihak konsultan dilanjutkan dengan salaing mengenalkan masing-masing anggota tim.
Kemudian dilanjutkan oleh presentasi dari Project manager dari pihak konsultan yang mencakup project charter, struktur organisasi, job description, master schedule secara garis besarnya.
Setelah Project manager dari konsultan selesai presentasi barulah paiagam komitmen ditandatangai bersama-sama oleh seluruh undangan
Sebelum acara selesai, pembacaan doa dilakukan agar implementasi mendapatkan semangat spiritual.

Sampai pada kick off maka phase project preparation di anggap selesai.
Dari pihak konsultan kemudian akan membuat berita acara bahwa project preparation selesai. Berita acara ini ditandatangani oleh pihak perusahaan dan pihak konsultan. Berita acara ini akan dipakai oleh konsultan sebagai lampiran untuk penagihan ke perusahaan.

Jika anda punya kritik, saran,dan merasa artikel ini bermanfaat untuk anda, tolong beri komentar ya! Ayo kita berdiskusi

Mas Wiro

Incoming search terms:

• contoh struktur perusahaan
• artikel struktur organisasi perusahaan
• contoh project charter
• contoh job des
• contoh struktur organisasi dan job description
• contoh job description
• struktur organisasi ppic
• project charter contoh
• ppic struktur organisasi
• perusahaan beserta job description

2. Business Blueprint
Yang dilakukan pada phase ini adalah membuat dan menyusun blueprint. Phase ini adalah phase yang paling menentukan dan merupakan pondasi dari implementasi SAP.
Pada phase ini konsultan akan melakukan interview kembali pada user yang mungkin diwakili oleh team leade dari masing-masing function. Hasil interview ini akan menghasilkan dokumen As-is atau kondisi sekarang,
Selanjutnya konsultan akan membuat flowchart To-be, yang merupakan flow yang akan dilakukan setelah implementasi dinyatakan go-live.
Dari As-is dan To-be akan didapatkan Gap analisys. Ketiga hal ini dituangkan dalam blueprint.
Selain ketiga hal tersebut diatasn dalam blueprint juga dijabarkan formula-formula dari kode-kode master ataupun grouping.
Demikian juga setting-setting di SAP dan level-levelnya, antara lain client, company, plant, sales organization, purchasing organization dan sebagainya.
Blueprint beserta flowchartnya harus disetujui hingga level direktur.
Selain itu juga ditentukan RICEF (Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements and Forms) yang akan dikerjakan oleh ABAPER.
Kemudian Blue print yang sudah jadi, akan diveryfikasi oleh konsultan QA dari setiap modul. Konsultan QA ini biasanya dilakukan oleh konsultan senior yang hanya didatangkan untuk melakukan Quality Assurance terhadap Blue Print. Dari hasil QA ini konsultan QA akan memberikan rekomendasi jika perlu dilakukan perubahan pada konsultan fungsional terhadap blueprint.

3. Realization
Konsultan ABAP, akan melakukan kustomisasi program, sesuai petunjuk dari konsultan masing-masing modul. Kustomisasi program dituangkan dalam dokumen RICEF.
Konsultan Basis akan menyiapkan SAP Router untuk pengecekan secara remote oleh SAP pusat
Selain itu Konsultan Basis akan menyiapkan landscape Production Server setelah mendapatkan masukan dari konsultan fungsional. antara lain data-data mengenai banyaknya transaksi yang akan terjadi dan lain sebagainya.
Konsultan fungsional akan menentukan User Authorization and Role, yang akan dikonfigurasi oleh konsultan Basis
Dan pada phase ini juga konsultan SAP akan melakukan konfigurasi berdasarkan blueprint yang sudah disahkan. Selain itu konsultan mempersiapkan template file excel sebagai sarana untuk meng-upload master data.
Master data disiapkan oleh user dari perusahaan dan dikoordinasi oleh team leader dari masing-masing fungsi.
Master data yang harus disiapkan untuk pengkodeaanya harus mengacu pada business blueprint.
Master data yang harus disiapkan antara lain, adalah sebagai berikut :
NO Modul Master Data
1 FICO - GL Account
- Asset management
- Cost Center
- Profit Center
- Dll
2 SD - Master customer
- Customer Material
- Pricing Condition
- Dll
3 MM - Vendor Master
- Material Master
- Pricing Condition
- Purchasing Infor Record
- Dll
4 PP - Bill of material
- Routing
- Work Center
- Dll
Master data ini dikumpulkan dan disusun sesuai template dari konsultan. Selanjutnya data ini akan di cek oleh konsultan dan di naikkan (Upload) ke system pada client testing.
Kemudian dilakukan 3 macam testing, yaitu :
a. Unit test
Dilakukan konsultan melakukan unit test. Dan jika hasilnya belum benar dari kacamata konsultan, maka dilakukan perbaikan konfigurasi.
Setelah selesai, maka konsultan akan mengajak team leader untuk melakukan UAT (Unit Test Acceptance).
b. Unit Test Acceptance (UAT)
Tetapi sebelumnya, konsultan akan membuat scrip dari UAT. Dalam script UAT ini akan ditulis langkah, langkah dalam melakukan test, termasuk contoh-contoh transaksi yang akan dilakukan.
Disini team leader akan melakukan test sesuai script UAT dari konsultan. Setiap script kalau hasilnya benar, maka di beri flag ok dan di paraf oleh user team leader. Kalau hasilnya tidak sesuai, maka akan jadi catatan pada konsultan untuk diperbaiki konfigurasinya.
UAT ini terus dilakukan sampai semuanya bisa.
c. Integration Test (IT)
Selanjutnya dilakukan integration. Integration test ini akan dipimpin oleh konsultan yang menjabat sebagai integration manager.
Seluruh konsultan dari masing-masing modul akan meeting untuk menentukan script integration, termasuk contoh-contoh transaksi.
User dari masing-masing modul akan akan melakukan testing sesuai modulnya dan hasilnya akan dilihat efeknya pada modul lainnya.
Setelah itu dilakukan first trial test terhadap master data, dengan melakukan input data sesuai data yang sebenarnya. Tetapi sebelumnya di upload data awal dari masing-masing modul. GL, AP, AR, FA, Inventory dll.
Kemudian ditentukan rencana migration.
Sebelum melangkah ke phase berikutnya, Quality Assurance dilakukan. Konsultan QA didatangkan kembali untuk melakukan pengecekan terhadap persiapan Go-live, serta diberikan rekomendasi untuk Go-Live.

4. Final Preparation
Setelah rangkaian test selesai dilakukan dan di approved, maka pada phase ini dikaukan, maka production server disiapkan. Data awal untuk Stok, GL, FA serta outstanding transaction disiapkan.
Kemudian dilakukan Going Live Check secara remote oleh SAP pusat.
Selain itu Konsultan menyiapkan Script End User Training. Sedangkan Team leader dari masing-masing modul akan mempersiapkan Standard Operating Manual.
Setelah Script End User Tranining selesai, maka dilakukan training pada user-user terkait.
Setelah trainning selesai dilakukan quisioner atau semacam test untuk mengetahui kemapuan dari user.
Selain itu tim Basis dari perusahaan akan menyiapkan infrastruktur dan instalasi pada lokasi-lokasi entry data.
Selain itu Project Manager akan melakukan koordinasi untuk membuat tim support dan cara support setelah system go-live.
Dari serangkai test dan kondisi yang ada, maka BOD dari perusahaan dapat memutuskan Go atau No Go terhadap project ini. Jika semuanya lancar BOD akan memutuskan terus maju ke Go-live jika tidak maka phase realisasi diulang kembali.
Dan sebelum go-live sebaiknya dilakukan stock opname terlebih dahulu untuk mendapatkan posisi stock yang sesuai.
Setelah itu (sebaiknya di pergantian bulan) maka system lama diperusahaan di hentikan dan diganti dengan sistem baru. Kemudian setelah didapat data-data akhir bulan dari masing-masing modul, maka data akhir bulan tersebut diupload sebagai data awal bulan yang akan dipakai oleh sistem baru.
Selain persiapan diatas, perlu juga sosialisasi baik internal maupun eksternal antara lain vendor dan customer, untuk itu perlu dibuatkan SOP atau petunjuk pengoperasian.
Dan jangan lupa perlu disiapkan tim support.

5. Go-Live and Support
Pada Phase ini implementasi SAP di nyatakan go-live. Ddengan dinyatakan go-live maka sistem baru digunakian dan sistem lama di berhentikan.
Saat sistem baru digunakan, pasti akan muncul masalah, baik itu masalah cara pengoperasian, masalah data ataupun juga masalah konfigurasi. Untuk itu tim support harus selalu siap dan selalu memonitor issue-issue yang ada dalam issue log. Dan jangan lupa membuat FAQ (Frequently Asked Question(s))
Jika anda punya kritik,saran,dan merasa artikel ini bermanfaat untuk anda, tolong beri komentar ya! Ayo kita berdiskusi

Mas Wiro

[ad#feedburner]

Incoming search terms:

• implementasi SAP
• contoh uat
• contoh User Acceptance Test
• dokumen as is to be
• tahapan implementasi SAP
• modul fico
• schedule implementasi sap di perusahaan
• sap implementasi
• cara buat blueprint sap
• masalah implementasi sap