Implementasi SAP R/3 mengikuti standard implementasi yang ditetapkan oleh SAP, yaitu dengan menggunakan methodology ASAP (Accelerate SAP). Dalam mengimplementasikan ASAP ini dikenal dalam 5 phase yang tergambarkan dalam ASAP Roadmap.
roadmap1

1. Project Preparation
Yang dilakukan dan dihasilkan dalam project preparation adalah :
• Mempersiapkan struktur organisasi project yang merupakan gabungan dari anggota tim dari perusahaan dan anggota tim konsultan.
Struktur ini harus terbentuk diawal-awal dimulai project dan sudah harus disahkan atau ditandatangani paling tidak dari pihak perusahaan.
Dalam struktur organisasi ini harus sudah tercakup :
o Steering Commintee
o Project Manager
o Integration Manager
o Business Process Owner (BPO)
o Team Leader yang mendampingi konsultan fungsional
o Serta tim IT yang mendampingi konsultan technical atau Basis
o Serta Abaper untuk customisasi SAP
• Mempersiapkan ruangan tempat project dilaksanakan termasuk furniture, komputer, LCD projector, kelistrikan, LAN, tempat filing dokumen.
• Mempersiapkan infrastructure dan landscape layout.
Disini mempersiapkan Server untuk Development, Server QA, Server Production berserta software-softwarenya.
Dan untuk tahap awal paling tidak untuk Server Development harus sudah ada pada phase ini.
• Project Charter juga sudah didefinisikan dan di sahkan oleh keduabelah pihak (pihak perusahaan dan konsultan). Isi dari project charter ini adalah scope implementasi pada project ini. Mislanya pada modul SD scopenya apa saja, modul MM scopenya apa saja, modul PP scopenya apa saja, modul FICO scopenya apa saja dan lain-lainnya.
• Membuat master schedule implementasi.
• Dan yang terakhir adalah project kick off meeting
Pada project kick off meeting diundang seluruh jajaran managemen, dari level Supervisor hingga BOD, dan pada kick off meeting ada baiknya juga ditandatanganinya komitmen bersama untuk menjalankan project ini.

2. Business Blueprint
Yang dilakukan pada phase ini adalah membuat dan menyusun blueprint. Phase ini adalah phase yang paling menentukan dan merupakan pondasi dari implementasi SAP.
Pada phase ini konsultan akan melakukan interview kembali pada user yang mungkin diwakili oleh team leade dari masing-masing function. Hasil interview ini akan menghasilkan dokumen As-is atau kondisi sekarang,
Selanjutnya konsultan akan membuat flowchart To-be, yang merupakan flow yang akan dilakukan setelah implementasi dinyatakan go-live.
Dari As-is dan To-be akan didapatkan Gap analisys. Ketiga hal ini dituangkan dalam blueprint.
Selain ketiga hal tersebut diatasn dalam blueprint juga dijabarkan formula-formula dari kode-kode master ataupun grouping.
Demikian juga setting-setting di SAP dan level-levelnya, antara lain client, company, plant, sales organization, purchasing organization dan sebagainya.
Blueprint beserta flowchartnya harus disetujui hingga level direktur.
Selain itu juga ditentukan RICEF (Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements and Forms) yang akan dikerjakan oleh ABAPER.
Kemudian Blue print yang sudah jadi, akan diveryfikasi oleh konsultan QA dari setiap modul. Konsultan QA ini biasanya dilakukan oleh konsultan senior yang hanya didatangkan untuk melakukan Quality Assurance terhadap Blue Print. Dari hasil QA ini konsultan QA akan memberikan rekomendasi jika perlu dilakukan perubahan pada konsultan fungsional terhadap blueprint.

3. Realization
Konsultan ABAP, akan melakukan kustomisasi program, sesuai petunjuk dari konsultan masing-masing modul. Kustomisasi program dituangkan dalam dokumen RICEF.
Konsultan Basis akan menyiapkan SAP Router untuk pengecekan secara remote oleh SAP pusat
Selain itu Konsultan Basis akan menyiapkan landscape Production Server setelah mendapatkan masukan dari konsultan fungsional. antara lain data-data mengenai banyaknya transaksi yang akan terjadi dan lain sebagainya.
Konsultan fungsional akan menentukan User Authorization and Role, yang akan dikonfigurasi oleh konsultan Basis
Dan pada phase ini juga konsultan SAP akan melakukan konfigurasi berdasarkan blueprint yang sudah disahkan. Selain itu konsultan mempersiapkan template file excel sebagai sarana untuk meng-upload master data.
Master data disiapkan oleh user dari perusahaan dan dikoordinasi oleh team leader dari masing-masing fungsi.
Master data yang harus disiapkan untuk pengkodeaanya harus mengacu pada business blueprint.
Master data yang harus disiapkan antara lain, adalah sebagai berikut :
NO Modul Master Data
1 FICO - GL Account
- Asset management
- Cost Center
- Profit Center
- Dll
2 SD - Master customer
- Customer Material
- Pricing Condition
- Dll
3 MM - Vendor Master
- Material Master
- Pricing Condition
- Purchasing Infor Record
- Dll
4 PP - Bill of material
- Routing
- Work Center
- Dll
Master data ini dikumpulkan dan disusun sesuai template dari konsultan. Selanjutnya data ini akan di cek oleh konsultan dan di naikkan (Upload) ke system pada client testing.
Kemudian dilakukan 3 macam testing, yaitu :
a. Unit test
Dilakukan konsultan melakukan unit test. Dan jika hasilnya belum benar dari kacamata konsultan, maka dilakukan perbaikan konfigurasi.
Setelah selesai, maka konsultan akan mengajak team leader untuk melakukan UAT (Unit Test Acceptance).
b. Unit Test Acceptance (UAT)
Tetapi sebelumnya, konsultan akan membuat scrip dari UAT. Dalam script UAT ini akan ditulis langkah, langkah dalam melakukan test, termasuk contoh-contoh transaksi yang akan dilakukan.
Disini team leader akan melakukan test sesuai script UAT dari konsultan. Setiap script kalau hasilnya benar, maka di beri flag ok dan di paraf oleh user team leader. Kalau hasilnya tidak sesuai, maka akan jadi catatan pada konsultan untuk diperbaiki konfigurasinya.
UAT ini terus dilakukan sampai semuanya bisa.
c. Integration Test (IT)
Selanjutnya dilakukan integration. Integration test ini akan dipimpin oleh konsultan yang menjabat sebagai integration manager.
Seluruh konsultan dari masing-masing modul akan meeting untuk menentukan script integration, termasuk contoh-contoh transaksi.
User dari masing-masing modul akan akan melakukan testing sesuai modulnya dan hasilnya akan dilihat efeknya pada modul lainnya.
Setelah itu dilakukan first trial test terhadap master data, dengan melakukan input data sesuai data yang sebenarnya. Tetapi sebelumnya di upload data awal dari masing-masing modul. GL, AP, AR, FA, Inventory dll.
Kemudian ditentukan rencana migration.
Sebelum melangkah ke phase berikutnya, Quality Assurance dilakukan. Konsultan QA didatangkan kembali untuk melakukan pengecekan terhadap persiapan Go-live, serta diberikan rekomendasi untuk Go-Live.

4. Final Preparation
Setelah rangkaian test selesai dilakukan dan di approved, maka pada phase ini dikaukan, maka production server disiapkan. Data awal untuk Stok, GL, FA serta outstanding transaction disiapkan.
Kemudian dilakukan Going Live Check secara remote oleh SAP pusat.
Selain itu Konsultan menyiapkan Script End User Training. Sedangkan Team leader dari masing-masing modul akan mempersiapkan Standard Operating Manual.
Setelah Script End User Tranining selesai, maka dilakukan training pada user-user terkait.
Setelah trainning selesai dilakukan quisioner atau semacam test untuk mengetahui kemapuan dari user.
Selain itu tim Basis dari perusahaan akan menyiapkan infrastruktur dan instalasi pada lokasi-lokasi entry data.
Selain itu Project Manager akan melakukan koordinasi untuk membuat tim support dan cara support setelah system go-live.
Dari serangkai test dan kondisi yang ada, maka BOD dari perusahaan dapat memutuskan Go atau No Go terhadap project ini. Jika semuanya lancar BOD akan memutuskan terus maju ke Go-live jika tidak maka phase realisasi diulang kembali.
Dan sebelum go-live sebaiknya dilakukan stock opname terlebih dahulu untuk mendapatkan posisi stock yang sesuai.
Setelah itu (sebaiknya di pergantian bulan) maka system lama diperusahaan di hentikan dan diganti dengan sistem baru. Kemudian setelah didapat data-data akhir bulan dari masing-masing modul, maka data akhir bulan tersebut diupload sebagai data awal bulan yang akan dipakai oleh sistem baru.
Selain persiapan diatas, perlu juga sosialisasi baik internal maupun eksternal antara lain vendor dan customer, untuk itu perlu dibuatkan SOP atau petunjuk pengoperasian.
Dan jangan lupa perlu disiapkan tim support.

5. Go-Live and Support
Pada Phase ini implementasi SAP di nyatakan go-live. Ddengan dinyatakan go-live maka sistem baru digunakian dan sistem lama di berhentikan.
Saat sistem baru digunakan, pasti akan muncul masalah, baik itu masalah cara pengoperasian, masalah data ataupun juga masalah konfigurasi. Untuk itu tim support harus selalu siap dan selalu memonitor issue-issue yang ada dalam issue log. Dan jangan lupa membuat FAQ (Frequently Asked Question(s))
Jika anda punya kritik,saran,dan merasa artikel ini bermanfaat untuk anda, tolong beri komentar ya! Ayo kita berdiskusi ;)

Mas Wiro

[ad#feedburner]

Incoming search terms:

  • implementasi SAP
  • contoh uat
  • contoh User Acceptance Test
  • dokumen as is to be
  • tahapan implementasi SAP
  • bagaimana cara mengimplementasikan ASAP/SAP

Tagged with: • • • • • • • • • • • •

Filed under: Project Management • SAP

Like this post? Subscribe to my RSS feed and get loads more!