wirosastro.com

Pada awal implementasi SAP, yang dilakukan pertama kali adalah memilih Project Manager dari Perusahaan.

1. Pemilihan Project Manager sebaiknya adalah mempunyai posisi manager atau lebih, dan dipilih dari departemen yang akan menjadi user yang paling dominan dari implementasi.
Misalnya implementasi lebih banyak berorientasi pada logistic, maka sebaik nya project manager adalah manager PPIC atau diatasnya.
Setelah Project Manager ditentukan, maka Project manager akan membuat struktur organisasi dan sekaligus anggotanya.
Struktur organisasi tersebut kemudian digabung dengan struktur organisasi dari pihak konsultan.
Struktur Organisasi tersebut, meliputi :
a.    Steering Committee, bisa dari  Board of Director atau top level management dari perusahaan dan dari perusahaan konsultan
b.    Project Manager dari perusahaan dan dari konsultan
c.    Integration Manager (dari konsultan)
d.    BPO (Bussiness Process Owner) dari perusahaan
e.    Konsultan dari masing-masing modul.
f.    Team leader dari perusahaan untuk masing-masing modul yang bisa terdiri dari 1 atau lebih, yang akan mendampingi konsultan selama implementasi.
g.    User dari perusahaan.

Kemudian Job Description dari masing-masing posisi di definisikan, termasuk juga jalur komunikasinya.

2. Selanjutnya ditetapkan ruang project beserta infrastrukturnya, antara lain layout ruangan. Letak meja dari masing-masing anggota, letak papan informasi, letak computer, kabel koneksi ke jaringan, kabel power, tempat file-file. Selain itu juga layout  server juga ditentukan.
Dibuatkan  share folderuntuk menyimpan dokumen-dokumen dalam bentuk softcopy, seperti draft Blueprint, script UAT, Scrip Integration Test, contoh-contoh dan lainnya.

3. Project Charter disiapkan oleh Project manager dari konsultan. Isi dari project charter tersebut adalah scope implementasi, biasanya secara garis besar saja., dan kemudian didiskusikan dengan pihak perusahaan yang akan melibatkan Steering committee dan BPO dari masing-masing fungsi.
Setelah Project Charter disetujui maka ditandatangani oleh kedua belah pihak.

4. Kemudian project manager dari pihak konsultan akan membuat master schedule implementasi dan didiskusikan dengan konsultan yang lain. Master Schedule yang sudah disiapkan oleh pihak konsultan didiskusikan dengan Project Manager dari pihak perusahaan. Jika ada yang kurang pas karena berbenturan dengan even lain di perusahaan, maka project manager dari perusahaan akan memberikan masukan pada pihak konsultan.
Isi dari master schedule tersebut adalah detail  dari aktifitas dari masing-masing phase yang ada di ASAP roadmap.
Pada Project Preparation akan berisi :
1.    Pembuatan Struktur organisasi dan job diskripsinya
2.    Persiapan ruang project
3.    Pembuatan Project Charter
4.    Pembuatan piagam komitmen
5.    Acara Kick off
Setelah master schedule sudah disetujui, maka master schedule tersebut ditanda-tangani.

5. Piagam komitmen didefinisikan oleh Project Manager dari pihak perusahaan dan disetujui oleh steering committee. Piagam komitmen ini berupa kalimat-kalimat kommitmen untuk mendukung pelaksanaan project dari seluruh jajaran managemen dan karyawan dari perusahaan yang akan menandatangani piagam komitmen sebagai bentuk persetujuan.
Piagam komitmen ini akan ditandatangani oleh undangan pada acara kick off

6. Selanjutnya setelah semuanya siap, maka dilangsungkan kick off dimulai project. Pada acara kick off di undang seluruh seteering commitee, BPO, team leader, user, seluruh manager dan  seluruh supervisor.
Acara Kick off akan dipimpin oleh  project manager dari perusahaan, dilanjutkan oleh kata sambutan dari Steering commitee baik dari pihak perusahaan ataupun dari pihak konsultan dilanjutkan dengan salaing mengenalkan masing-masing anggota tim.
Kemudian dilanjutkan oleh presentasi dari Project manager dari pihak konsultan yang mencakup project charter, struktur organisasi, job description, master schedule secara garis besarnya.
Setelah Project manager dari konsultan selesai presentasi barulah paiagam komitmen ditandatangai bersama-sama oleh seluruh undangan
Sebelum acara selesai, pembacaan doa dilakukan agar implementasi mendapatkan semangat spiritual.

Sampai pada kick off maka phase project preparation di anggap selesai.
Dari pihak konsultan kemudian akan membuat berita acara bahwa project preparation selesai. Berita acara ini ditandatangani oleh pihak perusahaan dan pihak konsultan. Berita acara ini akan dipakai oleh konsultan sebagai lampiran untuk penagihan ke perusahaan.

Jika anda punya kritik, saran,dan merasa artikel ini bermanfaat untuk anda, tolong beri komentar ya! Ayo kita berdiskusi

Mas Wiro

One Response to “Project Preparation”